Del

Fem tips til bedre faktureringsrutiner

Å ha gode faktureringsrutiner er viktig. Når kundene betaler fakturaene du har sendt får du selvsagt mer penger på konto, bedre likviditet og bedre resultat på bunnlinjen. I tillegg hjelper en god faktureringsrutine deg å få bedre oversikt. 

9b244e10-00090252-df5083a2


1. Hvorfor er det viktig med gode faktureringsrutiner

Etter du har levert en vare eller tjeneste, bør du ikke vente med å sende faktura. Fakturer regelmessig, og gjerne så snart varen eller tjenesten er levert. Oppdrag som går over tid bør du delfakturere underveis. Dette gir kortere kredittid og pengene kommer raskere inn på konto.

2. Hvordan bør man sende faktura til kunden?

Send faktura per epost eller som eFaktura i stedet for per post. Da får mottaker bedre tid til å behandle fakturaen. I tillegg er det kostbart å sende faktura per post. Selskapet bør vurdere å innføre fakturagebyr for alle fakturaer som sendes per post.

Husk å oppdatere kundeinformasjonen jevnlig. Sjekk at adresser, kontaktperson, telefonnummer og lignende er riktig. Feil i adresser og kontaktinformasjon kan forsinke fakturainnbetalingen betraktelig.

 

3. Fakturer med KID

Hvis du føler du bruker mye tid på å avstemme faktura-innbetalingene bør du definitivt vurdere å fakturere med KID.

Inngå avtale med oss i Danske Bank og deretter genererer du faktura med KID via ditt fakturasystem. Deretter mottar kunden din faktura og betaler med KID i sin nettbank. Alle kundeinnbetalinger med KID vil da automatisk bli avstemt i ditt økonomisystem. Du slipper dermed den manuelle jobben med å registrere hver enkelt innbetaling, noe som gjør at du får frigjort tid til noe mer verdiskapende. 

4. Purr regelmessig

Med automatiserte prosesser, som KID, kan du benytte den frigjorte tiden til å purre opp kunder som ikke har betalt til forfall.
Etabler derfor en fast purrerutine, for eksempel ukentlig, hvor du tar kontakt med de som ikke har betalt og gjerne per telefon der det er hensiktsmessig. Innfør purregebyr når du må minne på kunden forfalt betaling gjennom en ny faktura. Dette bør også fremgå som en del av kontrakten med kunden. Blir den fortsatt ikke betalt, sender du kravet til inkasso. 

Tilby nedbetaling for å sikre beløp

For kunder som opplever vanskelige tider, vil det alltid lønne seg å ta kontakt med de i en tidlig fase. Det øker sannsynligheten for å finne en løsning som lengre kredittid eller delbetaling av gjelden. Flere av bedriftene vil sette pris på dialog rundt en nedbetalingsplan. Slik vil man kunne hente inn beløpet delvis, mot og potensielt tape hele beløpet dersom kunden for eksempel skulle gå konkurs før gjelden er oppgjort.

 

5. Hva bør man bruke som forfall?

Til kunder du ikke har fast avtale med, anbefaler vi å fakturere med en kredittid som er delelig på 7. Bruk forfall på 7, 14 eller 28 dager i stedet for 10, 15 og 30.

Dersom du sender ut faktura på en onsdag og har 30 dagers forfall, vil forfallsdagen være på en lørdag. Da kommer innbetaling først den påfølgende mandagen og man får to dager lengre med rentetap. Med eksempelvis 28 dager forfall får man to direkte pluss to indirekte dager med kortere kredittid.

Et slikt enkelt grep er med på å gi selskapet en bedre likviditet.

Oppsummering

  • Send faktura raskt og effektiv
  • Fakturer med KID
  • Purr regelmessig
  • Benytt kort forfallstid

Andre har også lest: