Tid er penger. De fleste selskaper har mye å tjene på å jobbe mer effektivt. En beregning gjort av de to forskerne Gary Hamel og Michel Zanini i 2016 viser at unødvendig internbyråkrati koster amerikanske virksomheter 3.000 milliarder dollar i året. Det tilsvarer ca. 17 prosent av landets brutto nasjonalprodukt. Selv om norske bedrifter gjerne er mindre hierarkiske enn amerikanske, må vi regne med at unødvendig internbyråkrati og andre typer tidstyver også koster oss store penger her til lands.
Så hvem er disse tidstyvene?
En undersøkelse ManpowerGroup gjennomførte for noen år siden viser at tidstyver tar tre kvarter av arbeidsdagen. Tallet vil selvfølgelig variere fra bedrift til bedrift. Det avhenger blant annet av størrelsen på virksomheten og hva slags bransje selskapet opererer i. Men visse tidstyver går likevel igjen i de fleste bedrifter. Å skape en kultur der du er bevisst på hva arbeidstiden brukes på, er derfor et godt steg i retning av å arrestere noen av de verste tidstyvene. Derfor kan det være vel verdt for deg som leder å se nærmere på hva du kan gjøre for å kutte unødvendig tidsbruk på disse områdene:
Møter
- Kartlegg hvor mange internmøter dere har per uke. Forsøk å korte ned på møtene, både i antall og i tid. Det er ikke sikkert at alle møter trenger å telles i hele timer. Kanskje får dere avklart like mye på 45 minutter?
- Når du først har bestemt deg for at du trenger et møte bør du også tenke nøye på hvem som egentlig trenger å være med. Det er stor forskjell på om dere er tre personer som møtes en halvtime (1,5 arbeidstimer tapt), eller om dere er seks personer som sitter en time (6 arbeidstimer tapt).
Avbrytelser
- Avbrytelser er spesielt et problem i selskaper hvor de ansatte jobber i åpent landskap, men de kommer også i form av e-poster, telefonsamtaler og andre typer «notifications». Dette kan være både slitsomt og ineffektivt når vi prøver å konsentrere oss.
- Noen selskaper gir alle medarbeiderne støyreduserende hodetelefoner, andre har forsøkt seg med å sette opp fargekodede lapper når medarbeiderne trenger å konsentrere seg. Steng også av så mange notifications som mulig på mobilen og datamaskinen. Plan og bygg i Oslo har innført telefonfrie dager, der de ikke besvarer kundehenvendelser. De hevder dette bedrer effektiviteten og reduserer saksbehandlingstiden.
Manglende avklaringer
- Iblant trenger vi en avsjekk på om ideen vi sitter med faktisk er god nok. Andre ganger må vi ha en godkjenning fra sjefen før vi sender ut en e-post. Manglende avklaringer som følge av at nøkkelpersoner er utilgjengelige, eller at beslutningsprosesser utsettes kan derfor skape frustrasjon og forsinkelser. Dette kan være vanskelig å unngå i mindre bedrifter, men så langt det er mulig kan det være lurt å desentralisere beslutningsprosessene, så ikke alle prosesser må gjennom en flaskehals.
IT-problemer
- Digitaliseringen byr på mange muligheter, men samtidig skal stadig flere enheter og programmer snakke sammen. Oppdateringer, virus, brukerfeil og andre it-problemer fører ikke bare til mange tapte arbeidstimer, det kan også bidra til mange misfornøyde kunder og bryte ned arbeidsmoralen i selskapet. Med mindre du selv har svært motiverte og IT-kompetente medarbeidere er ikke dette et område du bør prøve kutte mest mulig kostnader i.
Reising
- Ikke bare koster reising bedrifter penger i form av fly- og taxiutgifter. Mange reisetimer barberer arbeidstiden, samtidig som medarbeiderne blir slitne av å stå opp tidlig og komme hjem sent. Gjør derfor en reisegjennomgang og identifiser hvilke typer reiser som kan erstattes med telefonmøter eller lignende.
Multitasking
- Det spiller ingen rolle om du er mann eller kvinne. Forskning har vist at det mest effektive er å gjøre én ting av gangen, samtidig som kvaliteten på arbeidet blir bedre.
- Med mindre du jobber med kundebehandling og er nødt til å være tilgjengelig hele tiden, kan det være verdt å slå av e-posten mens du konsentrerer deg. Det sier seg selv at å unngå fristelsen til å jevnlig sjekke Instagram for å finne ut hva naboen spiste til lunsj gir mer tid til å det bedriften tjener penger på.
Lyst til å lære mer om tidstyver? Besøk Difis hjemmesider for å se førsteamanuensis Endre Sjøvold ved NTNU snakke om hvorfor tidstyver oppstår.
