Fem tips til bedre faktureringsrutiner

Mange bedrifter har gått gjennom sin sannsynligvis vanskeligste periode på årevis. Smitteverntiltakene har gjort at mange bedrifter har opplevd et stort omsetningsfall, og det betyr at det er viktigere enn noensinne å kredittsjekke kundene sine.

1. Kredittsjekk kundene dine

En kredittsjekk er viktig for å vite hvem du gjør forretninger med og for å unngå kunder som ikke betaler for seg. Er kunden din lite kredittverdig bør du avgjøre betalingsvilkår ut fra risikonivået.

Fordeler med kredittsjekk:

• Du unngår å tape penger på dårlige betalere.
• Det kan gi en pekepinn på selskaper som er i ferd med å gå konkurs.
• Det vil avsløre om kunden din har betalingsanmerkninger fra før.
  

For kunder som opplever vanskelige tider, vil det alltid lønne seg å ta kontakt med dem i en tidlig fase. Det øker sannsynligheten for å finne en løsning som lengre kredittid eller delbetaling av gjelden. Flere av bedriftene vil sette pris på dialog rundt en nedbetalingsplan. Slik vil man kunne hente inn beløpet delvis, mot og potensielt tape hele beløpet dersom kunden for eksempel skulle gå konkurs før gjelden er oppgjort.

2. Løpende fakturering

Mange bedrifter fakturerer en fast dag i måneden. Med de gode automasjonsrutinene som finnes i de fleste økonomisystemer i dag så bør man heller fakturere løpende. Vanligvis gir man kunden en betalingsfrist på fakturaen (f.eks 14 dager). Fakturerer du månedlig vil det da fort gå 1,5 måned før du får pengene på konto.

3. Send faktura per epost eller som eFaktura

Send faktura per epost eller som eFaktura i stedet for per post. Da får mottaker bedre tid til å behandle fakturaen. I tillegg er det kostbart å sende faktura per post. Selskapet bør vurdere å innføre fakturagebyr for alle fakturaer som sendes per post.

Husk å oppdatere kundeinformasjonen jevnlig. Sjekk at adresser, kontaktperson, telefonnummer og lignende er riktig. Feil i adresser og kontaktinformasjon kan forsinke fakturainnbetalingen betraktelig.

4. Fakturer med KID

Hvis du føler du bruker mye tid på å avstemme faktura-innbetalingene bør du definitivt vurdere å fakturere med KID.

Inngå avtale med oss i Danske Bank og generer faktura med KID via ditt fakturasystem. Deretter mottar kunden din faktura og betaler med KID i sin nettbank. Alle kundeinnbetalinger med KID vil da automatisk bli avstemt i ditt økonomisystem. Du slipper dermed den manuelle jobben med å registrere hver enkelt innbetaling, noe som gjør at du får frigjort tid til noe mer verdiskapende. 

5. Fakturer med kredittid delelig på 7

Til kunder du ikke har fast avtale med, anbefaler vi å fakturere med en kredittid som er delelig på 7. Bruk forfall på 7, 14 eller 28 dager i stedet for 10, 15 og 30.

Dersom du sender ut faktura på en onsdag og har 30 dagers forfall, vil forfallsdagen være på en lørdag. Da kommer innbetaling først den påfølgende mandagen og man får to dager lengre med rentetap. Med eksempelvis 28 dager forfall får man to direkte pluss to indirekte dager med kortere kredittid.

Et slikt enkelt grep er med på å gi selskapet en bedre likviditet.