Faktureringsrutiner for arkitekter

For mindre arkitektkontorer kan tid til administrasjon være en utfordring i en ellers hektisk arbeidsdag. Spesielt gjelder dette avtaleinngåelse og oppfølging av kontraktene, timeforbruk, rapportering og fakturering av arbeidet man gjør. 

- Det er viktig å opparbeide seg gode og enkle administrative rutiner, samt bruke de hjelpemidler som finnes og få hjelp av de som har dette som sitt yrke og erfaring. Jeg har søkt hjelp utenfor arkitektbransjen – og det har vært til stor hjelp for mitt firma og min hverdag., sier Christian Cleve Broch, sivilarkitekt og CEO i Cleve Broch AS.

Oversikt og kontroll gjør dagene mye enklere. 

Skriv klare avtaler med kunden, spesielt med fokus på timeforbruk og hva som skal leveres. Etabler et enkelt system for rapportering av leveransene til kunden under prosjektets gang. Informer fortløpende. Sett opp driftsrutiner rundt fakturering og rapportering med noen som kan det og har erfaring.

Små og mellomstore kontorer har som oftest flest oppgaver som er kortvarige. Oppgavene kan variere fra noen timers rådgiving, noen dagers konseptutvikling – og til noen måneders gjennomføringsprosjekter med varierende intensitet.

Selv om oppgaven er liten eller stor er det viktig å få avtalt å ta betalt for tiden man bruker.

Sett tidlig opp forslag til avtale – og få den signert og eller bekreftet før arbeidet starter. 

- Min erfaring er at det er fornuftig å dele prosjektet inn i faser fra befaring, opptegning, konsept utvikling, skisseprosjekt til ferdig prosjekt. De forskjellige fasene kan også deles inn i flere nivåer om nødvendig. For hver fase beskrives hva som skal leveres, og det settes opp enten en fastpris på fasen eller det foreslåes et estimat, forteller Cleve Broch.

Ved å dele prosjektet inn i faser skapes det noe fleksibilitet med potensielle muligheter for å avslutte arbeidet, avvente eller ha mulighet til å justere hvis omfanget endrer seg underveis.  

Tett oppfølging

Fakturer rett etter en fase er avsluttet hvis det er en fastpris.  Etter min erfaring stilles det da ikke så mye spørsmål rundt fakturaen, og den blir betalt til tid så fremt den gjenspeiler fasene man har satt opp – timer brukt og overlevert materiale. Høres enkelt ut, men kan faktisk være vanskelig å gjennomføre – spesielt over tid. Her er det de enkle gode rutiner kommer inn.

Med mindre oppgaver med avtalte timer er Cleve Brochs erfaring at faktura som sendes rett etter en leveranse, stilles det lite spørsmål om. 

Oppgaver som honoreres etter timer bør faktureres hver 14.dag – med tilhørende timerapportering til kunden. Senest bør alle timer brukt på prosjekter i løpet av en måned faktureres første dag i påfølgende måned. 

«Kalde og varme tegninger» brukes som et begrep i forbindelse med betaling for arbeidet man har gjort. Når man er midt i prosessen dukker nye ideer frem, oppgaver skal løses, og da er det mye lettere å få forståelse for timeforbruk, og det blir igjen mindre diskusjoner rundt betaling for arbeidet man gjør. Hvis man venter for lenge med å sende en faktura etter at tegningene er overlevert er min erfaring at det stilles mer spørsmål – og det er lettere «å glemme» hva som ble avtalt eller utrettet. Hvis prosjektet stoppes av grunner vi som ikke råder over, er det som regel en utfordring å få betalt hvis man venter for lenge. Tegningene blir kalde – ideen har enten blitt borte, lot seg ikke gjennomføre eller blitt overtatt ev en annen mulig bedre ide. Hvorfor skal man betale for en gammel og dårligere ide, kan kunden ta opp som et tema. Da er det lett å komme på defensiven og bli enige om en redusert pris eller at betalingen uteblir. 

Generelt er det viktig å få avsluttet hver måned – slik at ikke timer henger igjen og samler seg opp til større summer. Fakturer det man kan, og start på en ny måned. 

En oppdeling av betalingen med en enkel betalingsplan gir også kunden en forutsigbarhet som de lettere kan forholde seg til hensyntatt deres likviditet. Oppsamlete timer over tid resulterer ofte i større summer som kan skape mye ekstra tid å forklare ovenfor kunden. Tid man ellers kunne brukt på arbeider som blir betalt for.

Ved å dele opp betalingen for arbeidet gir det arkitektkontoret også tidlig erfaring om kunden har betalingsutfordringer – dårlig betaler. Mindre kontorer er sårbare hvis betalingene uteblir, og det brukes unødvendig mye tid på å «krangle» om fakturaene. Benytt hjelp fra andre.

Ved levering av timelister tilhørende fakturaen, er det min erfaring at det er viktig å skrive utfyllende hva timene har gått til. Det stilles nesten alltid spørsmål hvis det står kun «skisser» eller «oppfølging» tilhørende antall timer brukt. Skriv kort om hva som er gjort. Det gir kunden forståelse og innsikt i hva arkitekten gjør og oppgaven som utføres, og hvorfor det går tid med til de arbeidene vi har.