Innfør en rutine for kontroll av nye kunder

Har bedriften gode rutiner på hva slags informasjon du tilegner deg før du inngår en ny kundeavtale, kan du redusere sannsynligheten for tap kraftig.

Første bud er å gjennomgå all tilgjengelig offentlig informasjon. For alle AS skal regnskap og oversikt over aksjonærer ligge offentlig på sider som proff.no og i Brønnøysundregisteret. Dersom selskapet er et datterselskap, sjekk også nærliggende selskap og aksjonærene bak selskapene.

Andre bud er at etter at offentlig informasjon er vurdert, kan det være lurt å se på om selskapet er kredittverdig. Hittil i år har over tre tusen norske selskaper gått konkurs og ca. 5,5% av nordmenn har betalingsanmerkninger. Selskaper som Bisnode og Experian tilbyr kredittopplysninger om bedrifter og privatpersoner. Slik kan du redusere risikoen for å inngå avtaler med dårlige betalere. Disse rapportene hentes enkelt på tilbydernes nettside og oppdateres jevnlig.

Tredje bud er å gjøre en kritisk gjennomgang av informasjonen du innhenter, og høre hva kunden selv forteller. Her kan du fange opp om kunden gir et realistisk bilde av bedriften og dens økonomiske status. Samlet gir dette et vurderingsgrunnlag for om avtalen burde inngås eller om man anser at risikoen for manglende betaling er for høy.

Oppdag faresignaler tidlig på eksisterende kunder

Eksisterende kunder kan utvikle seg i negativ retning etter at samarbeidet er etablert. Da er det flere faretegn du kan fange opp tidlig. Det kan for eksempel være du gjentatte ganger må purre på faktura, at kunden ikke svarer på henvendelsene dine eller at dere får stadig informasjon om nye kontaktpersoner.

En ny kredittsjekk vil da være nyttig for å se hvilke endringer som har skjedd siden sist. Viser kredittsjekken tegn på at selskapet beveger seg i negativ retning, kan det være lurt å ta en vurdering på hvorvidt neste leveranse bør holdes tilbake, eller om dere skal avvikle avtalen med kunden.

Hvordan følge opp dårlige betalere og hente inn utestående fakturaer

Foruten å bidra til god likviditet kan rutiner for oppfølging av utestående fakturaer faktisk bidra til mer fornøyde kunder – fordi det oppleves som god kundepleie og signaliserer at dere opererer ryddig. Utestående faktura kan fort skyldes ferie eller feil post- eller emailadresse, og kunden vil da sette pris på en oppfølging.

Din bedrift har lov til å sende inkassovarsel til kunder som ikke har betalt faktura 15 dager etter forfall. I tillegg til det opprinnelige beløpet legges det til et purregebyr på kr 67 med dagens sats. Rent praktisk gjøres dette gjennom bedriftens økonomisystem eller via regnskapsfører. Det er også føringer på hvordan selve brevet utformes. Det må informeres om at brevet er et inkassovarsel, at faktura må være betalt innen 14 dager, og hva som skjer videre dersom manglende betaling fortsetter.Det er også mulig å la andre gjøre jobben for deg, ved å la profesjonelle følge opp utestående fakturaer. Norske inkassobyråer er underlagt strenge krav fra myndighetene om hvordan de kan operere.

Mange små og mellomstore bedrifter sender ut purring selv, men dersom kunden fortsatt unnlater å betale er det mange som velger å engasjere et inkassobyrå. Ifølge inkassoloven kan inkassobyråer sende krav og starte sak på den 18. dagen etter at inkassovarselet har fortalt, og de kan kreve at påløpte kostnader dekkes. Videre blir tilleggskostnadene doblet dersom betalingen fortsatt mangler etter 46 dager. Kunden det gjelder vil få betalingsanmerkning 30 dager etter at inkassokravet ble sendt ut. De fleste får fart på seg etter slike varsler, men skulle betalingen fortsatt ikke komme inn, blir neste steg en rettslig sak. Det koster kunden dyrt. Da vil namsfogden få informasjon om kravet, og kan sikre beløp via lønnskonto eller ved å ta pant i eiendeler som bolig og bil.