Dokumentsjekkliste

  • Veksler

    Veksler

    Er vekslene trukket på den parten rembursen krever? (veksler trukket påoss skal ikke presenteres)

    Er beløpet korrekt? (oftest fakturabeløpet)

    Er vekslene underskrevet og påført firmastempel?

    Viser vekslene riktig betalingstidspunkt? 

    1. "At sight" ved betaling med det samme
    2. Eksempel: "90 days after sight "
    3. Faktisk forfallsdato
    4. Hvis vekselen er betalbar f.eks. 90 dager etter forsendelsesdatoen: forfallsdatoen etterfulgt av f.eks. "XX days after B/L date" eller "90 days from date" (forutsatt at vekselen er datert samme dag som transportdokumentet eller en ombordpåtegning)
  • Faktura

    Faktura

    Har fakturaen riktig benevnelse (Invoice/Commercial Invoice)?

    Er fakturaen utstedt av beneficianten (eksportøren), til ordregiver (importøren), med navn/adresser som angitt i rembursen?

    Er varebeskrivelsen angitt nøyaktig som i rembursen?

    Stemmer mengde, enhetspris og totalbeløp med rembursen?

    Er alle forlangte erklæringer påført?

    Er fakturaen underskrevet (hvis påkrevd)?

    Er leveringsbetingelser, vekt, merking osv. angitt, og stemmer disse angivelsene med tilsvarende opplysninger i de øvrige dokumentene?

    Er eventuelle rettelser/tilføyelser verifisert av dokumentets utsteder og, hvis legalisert/sertifisert, av relevante parter?

    Stemmer eventuelle frakt- og forsikringskostnader overens med angitt beløp i transport-/forsikringsdokumentet?

    Husk at det bare skal faktureres for varer eller kostnader som er nevnt i rembursen.

  • Konnossement

    Konnossement

    Er "consignee" riktig utfylt, f.eks. "to order"?

    Husk å endossere alle originaler hvis konnossementet er utstedt "to order" eller "to shipper's order" (hvis du er angitt som "shipper")

    Er feltene "shipper" og "notify" riktig utfylt?

    Er forsendelsessted og destinasjon som foreskrevet?

    Ved krav om fullt sett må alle originalene presenteres

    Fremgår det tydelig om frakten er betalt/skal betales?

    Angir konnossementet om varen er lastet om bord?

    Er varene sendt innen forsendelsesfristen?

    Er konnossementet riktig underskrevet?

  • Luftfraktbrev

    Luftfraktbrev

    Er "shipper", "consignee" og eventuelt "notify" riktig angitt?

    Er forsendelsessted og destinasjon som foreskrevet?

    Er det avsenders eksemplar av luftfraktbrevet som presenteres? (ofte kalt "original 3 for shipper")

    Fremgår det tydelig om frakten er betalt/skal betales?

    Angir luftfraktbrevet flynummer og -dato (hvis det kreves)?

    Er varene sendt innen forsendelsesfristen?

    Er luftfraktbrevet riktig underskrevet?

  • CMR

    CMR

    Er "shipper", "consignee" og eventuelt "notify" riktig angitt?

    Er forsendelsessted og destinasjon som foreskrevet?

    Er fraktførerens navn og adresse angitt i rubrikk 16?

    Er fraktbrevet originalt underskrevet/stemplet av fraktføreren?

    Er varene sendt innen forsendelsesfristen?

    Er det avsenders eksemplar (som oftest lyserød) som presenteres?

    Er lastebilens registreringsnummer angitt, hvis det kreves i rembursen?

  • Forsikring

    Forsikring

    Har dokumentet riktig benevnelse? (ved krav om polise skal dokumentet ha betegnelsen polise. Kreves et sertifikat, kan du velge å presentere enten et sertifikat eller en polise.)

    Er forsikringen tegnet i riktig valuta?

    Fremgår den påkrevde dekningen tydelig av dokumentets forside?

    Er dokumentet utstedt i påkrevd antall originaler (ifølge rembursen og selve forsikringsdokumentet)?

    Er dokumentet utstedt som forlangt, f.eks. "to order", og hvis det er utstedt etter din ordre: Har du endossert det?

    Er det påført "Premium paid" (hvis påkrevd)?

    Er eventuelle rettelser korrekt verifisert?

    Er det utstedt rettidig?

    Er alle originaleksemplarene (også duplikaten) originalunderskrevet?

  • Pakkeliste

    Pakkeliste

    Er den utstedt i påkrevd antall eksemplarer?

    Stemmer angivelser overens med øvrige dokumenter?

    Inneholder pakkelisten de opplysningene som rembursen krever?

    Hvis kunden din trenger en pakkeliste med flere detaljer enn rembursen krever, anbefaler vi at du lager to pakkelister og sender den detaljerte pakkelisten direkte til kunden din

  • Opprinnelsessertifikat

    Opprinnelsessertifikat

    Er det udstedt av riktig firma eller organisasjon?

    Er dokumentet legalisert (hvis påkrevd)?

    Er eventuelle rettelser verifisert av utsteder og - hvis legalisert/sertifisert - av relevante parter?

    Er det utstedt i riktig antall eksemplarer?

    Stemmer innholdet overens med øvrige dokumenter?

  • Sertifikater og erklæringer

    Sertifikater og erklæringer

    Er dokumentet utstedt og underskrevet av den parten rembursen krever - ikke av vedkommendes agent eller tilsvarende?

    Har dokumentet det innholdet som kreves i rembursen?

  • Generelt

    Generelt

    Med mindre annet er angitt, er fristen for presentasjon av dokumenter 21 dager fra varen sendes - men senest ved rembursens utløpsdato.

    Husk å presentere dokumentene så tidlig som mulig, slik at du har mulighet til å rette eventuelle feil i dokumentene. Dette må du være spesielt oppmerksom på hvis rembursen utløper i utlandet.

    Unngå overflødige detaljer i dokumentene dine for å minimere risikoen for feil.

  • Legalisering

    Legalisering

    Ved krav om legalisering må du være sikker på at ambassaden/konsulatet finnes på det stedet der rembursen krever at dokumentene blir legalisert.

    Kan eventuelle krav om spesifikke formularer oppfylles?

    Kan/vil en eventuell tredjepart oppfylle de kravene som stilles til påtegning av dokumenter eller utstedelse av sertifikater og erklæringer?

    Er navnene på tredjeparter og dokumentene deres angitt som i rembursen?

    Vær ute i god tid når legalisering skal utføres. Det kan ta opptil flere dager å få legalisert dokumenter på en ambassade/konsulat.