Reise for å bli ett selskap

Itera er et kommunikasjon- og teknologiselskap som leverer digitale løsninger til nordiske virksomheter. Selskapet har i overkant av 400 ansatte i Norge, Sverige, Danmark, Ukraina og Slovakia, med 230 på kontoret i Oslo. Itera er resultatet av flere fusjoner, og har de siste årene gjennomført en reise for å bli ett selskap.

- Vi har hatt kontor på Ullevål Stadion i 15 år. Der var vi fordelt på ulike etasjer i to ulike bygg, så selskapet var ikke helt samlokalisert. Ett av de viktigste kriteriene for å velge nytt kontor var at alle ansatte kunne samles på ett plan. Jeg tør påstå at vi er blitt et mer helhetlig selskap etter flytteprosessen, forteller Gjennestad, og fortsetter:

- Ideen med Itera er tverrfaglighet og samarbeid på tvers. Da er det viktig å sitte på samme plan og kunne snakke sammen over bordet. Det gir mye mer dynamikk i lokalet, og det er lettere å samarbeide i prosjektene når vi sitter samlet.

Involvering av det ansatte

Det første Itera gjorde var å involvere de ansatte. En prosjektgruppe ble nedsatt, og de planla en prosess hvor de ansatte skulle føle seg inkludert, hørt og informert. Gruppen definerte deretter det aktuelle søkeområdet, og satte opp kriterier for å vurdere lokaler, som for eksempel service- og kollektivtilbud. Itera vurderte rundt 20 ulike lokaler, og etter hver befaring ble det gitt en vurdering i et excel-dokument tilgjengelig for alle ansatte, slik at de kunne følge prosessen underveis.

- Fra vi startet byggeprosessen i januar og frem mot innflytting, delte vi bildecollager og oversikt over prosessen med alle ansatte. I april la vi et internarrangement til de nye lokalene slik at alle skulle få danne seg inntrykk i virkeligheten. Vi fikk veldig gode tilbakemeldinger på informasjonen underveis, sier Gjennestad.

Fra skrivebordsplan til innflytting

Gjennestad forteller at de hadde en prosjektplan hvor hver eneste gjenstand i de gamle lokalene fikk sin egen kode. Alt fikk en definert plass i de nye lokalene, og hver gjenstand fikk en flyttelapp med sin kode, slik at det skulle være effektivt å flytte fra A til B. Tingene som ikke kom med på flyttelasset ble gitt til Nyttig Arbeid, som er et arbeidstiltak for rusavhengige under rehabilitering.

Selve flyttingen foregikk over en helg i juni. Fredag ettermiddag gikk de ansatte fra kontoret på Ullevål, og mandag morgen kunne de troppe opp i Nydalen – der alt stod klart til arbeidsdagen. Der fikk alle sin egen konvolutt med nøkkelkort, adgangskode og kart hvor arbeidsplassen var markert.

- Det er ekstremt viktig å ta logistikken på alvor. Vi var helt avhengige av at de ansatte skulle komme på jobb mandag morgen og finne det de trengte, hvis ikke hadde det kostet mye i form av tapte inntekter. Folk må kunne komme på jobb, sette PCen i dockingen og jobbe, sier Gjennestad.

Når Gjennestad ser tilbake på flytteprosessen ser hun at det viktigste var å ta seg god nok tid og ha respekt for oppgaven. Hennes viktigste tips til andre som skal flytte er å involvere, informere og ikke undervurdere omfanget. Logistikken kan velte absolutt alt hvis man tar for lett.